PBG Copilot Privacy Policy
1. Who this covers and who we are
PBG Copilot is a tool for licensed life insurance agents in the United States. Agents use it to run a live sales call, and the platform helps them capture what the client says and prepare a real insurance application. We handle two kinds of information: information about the agent who holds the account, and information about that agent's clients that the agent enters or that the platform captures during a call. For a client's information, the agent is the professional who decides what to collect and how to advise, and PBG Copilot processes that information on the agent's behalf so the agent can serve the client.
2. What we collect
- Agent account data. The agent's name, agency name, email address, phone number, login credentials, the carriers the agent works with, and billing details needed to process a subscription.
- Client application data. Because an insurance application requires it, the platform stores the client's name, date of birth, home address, Social Security number, contact details, and health answers, along with the coverage and quote information discussed on the call.
- Call recordings and transcripts. Calls placed through the platform are recorded, and the audio is transcribed live during the call. Recordings and transcripts are kept as an evidence record of what was said.
- Connected account data. When an agent connects their own email and calendar, we receive the tokens and the account information needed to send and schedule on the agent's behalf.
- Technical data. IP address, basic browser and device information, language preference, and usage logs that keep the platform secure and working.
3. Why we collect it and how the platform uses it
We use this information to run the copilot for the agent. In practice that means the platform places the call through our calling provider, records it, transcribes it live, coaches the agent with AI suggestions during the conversation, captures the client's answers from what is said so the agent can fill an insurance application, quotes real carriers, and shares a secure link so the client can view their quote on their own phone during the call. We also use account and billing information to operate the subscription, respond to support requests, and protect the platform from abuse. We use the information only as needed for these purposes.
4. Calls are recorded and transcribed
Every call placed through the platform is recorded, and the audio is transcribed in real time so the copilot can assist the agent and so the conversation is preserved as an evidence record. The licensed agent is responsible for telling the client that the call is recorded and for obtaining the client's consent as the law of the relevant state requires. The recording and the transcript are stored so the agent has an accurate account of what was said and agreed.
5. Text messages
The platform will send a text message to a client only when that client has given verbal consent on a recorded call, for example to receive a link to view their quote. We do not send marketing text messages to clients. A client can reply to stop receiving messages at any time, and the agent can also stop them.
6. Sending email on the agent's behalf
Agents connect their own email account so the platform can send messages that come from the agent's own address, such as a follow up to a client. The platform sends on the agent's behalf using that connection. The agent controls the connection and can disconnect it at any time.
7. Advertising on the agent's behalf
When an agent chooses the advertising feature, the agent connects their own Meta and TikTok advertising accounts. The platform uses the Meta Marketing API and the TikTok Marketing API to create, preview, and manage ad campaigns on the agent's own account, at the agent's direction. To do this we handle the agent's ad account information, the campaign and creative data the agent builds, budget and performance data for those campaigns, and the contact information of leads the ads generate. The agent's ad spend is always charged to the agent's own account and payment method, never to PBG Copilot. The platform does not claim to keep an agent's advertising, or an agent, compliant. This information is stored, retained, and deleted on the same terms described elsewhere in this policy.
8. Service providers who process data for us
We share information only with the service providers that make the platform work, each under contract and only for the purpose described. We do not sell client information to anyone. Our providers are:
- Anthropic. Provides the AI that coaches the agent during the call and reads the client's answers from the conversation to help fill the application. United States.
- Telnyx. Places and carries the calls and sends the consented text messages. United States.
- Deepgram. Transcribes the call audio into text in real time. United States.
- Cloudflare. Hosts the platform and stores its data. United States region.
- Resend. Delivers transactional email such as account and system messages. United States.
- Stripe. Processes subscription payments. Stripe handles card details directly, and we do not store card numbers. United States.
- Unipile. Connects the agent's own email and calendar so the platform can send and schedule on the agent's behalf. Unipile is hosted in France, which means connection data for that feature is processed outside the United States.
- Meta. The agent connects their own Meta advertising account so the platform can create, preview, and manage ad campaigns on that account through the Meta Marketing API, at the agent's direction. United States.
- TikTok. The agent connects their own TikTok advertising account so the platform can create, preview, and manage ad campaigns on that account through the TikTok Marketing API, at the agent's direction. United States.
9. Where your information is stored
Client application data, recordings, transcripts, and account data are stored on infrastructure located in the United States. The one exception is the email and calendar connection described above, which is handled by Unipile in France, so information needed for that feature is processed outside the United States. Access is limited to the people and systems that need it to operate the platform.
10. How we protect it
Your information is encrypted in transit and at rest. Access is limited to the people who need it to run the platform and to respond to you, and we keep the technical and organizational safeguards that a service handling this kind of information should keep.
11. Insurance information and state privacy obligations
PBG Copilot serves licensed insurance agents in the United States, and the client information the platform handles is the kind of information that state insurance privacy rules protect. The licensed agent remains responsible for the privacy notices and consents that their own licenses and state law require them to give their clients. The platform helps the agent capture and keep that information accurately, and we handle it in support of the agent's obligations, not in place of them.
12. How long we keep it
Account data is kept while the agent has an active account and for a reasonable period afterward to meet our legal and business obligations. Call recordings and transcripts are kept as an evidence record for the period the agent and applicable law require, since their purpose is to preserve an accurate account of the call. We delete or return information when it is no longer needed for these purposes or when a valid deletion request requires it.
13. We do not sell your information
We do not sell or rent personal information to anyone. Client information belongs to the client and is handled for the agent who serves that client. We share it only with the service providers listed above and with authorities when the law requires it.
14. Your choices and how to request deletion
You can ask for a copy of your information, ask us to correct it, or ask us to delete it. If you are a client and you want your information changed or removed, the fastest path is to contact the agent you spoke with, since it is the agent who holds the relationship. You can also write to us directly at [email protected] and we will act on verified requests and reply to the email you provide. An agent can request export or deletion of account data the same way.
15. Cookies and local storage
We do not use advertising cookies on this site. We use your browser's local storage for your language choice and cookies that are necessary to keep you signed in to the platform. You can clear these at any time in your browser settings.
16. Changes to this policy
When this policy changes we update the version number and the effective date at the top of this page.
17. How to contact us
PBG Consulting, for PBG Copilot. Email us at [email protected].
Política de Privacidad de PBG Copilot
1. A quién cubre y quiénes somos
PBG Copilot es una herramienta para agentes de seguros de vida con licencia en los Estados Unidos. Los agentes la usan para realizar una llamada de venta en vivo, y la plataforma les ayuda a capturar lo que dice el cliente y a preparar una solicitud de seguro real. Manejamos dos tipos de información: la información del agente titular de la cuenta y la información de los clientes de ese agente que el agente ingresa o que la plataforma captura durante una llamada. Respecto de la información de un cliente, el agente es el profesional que decide qué recopilar y cómo asesorar, y PBG Copilot procesa esa información por cuenta del agente para que el agente pueda atender a su cliente.
2. Qué recopilamos
- Datos de la cuenta del agente. El nombre del agente, el nombre de su agencia, su correo electrónico, su número de teléfono, sus credenciales de acceso, las aseguradoras con las que trabaja y los datos de facturación necesarios para procesar una suscripción.
- Datos de la solicitud del cliente. Porque una solicitud de seguro lo requiere, la plataforma almacena el nombre del cliente, su fecha de nacimiento, su domicilio, su número de Seguro Social, sus datos de contacto y sus respuestas de salud, junto con la información de cobertura y de cotización que se conversa en la llamada.
- Grabaciones y transcripciones de llamadas. Las llamadas realizadas a través de la plataforma se graban, y el audio se transcribe en vivo durante la llamada. Las grabaciones y las transcripciones se conservan como un registro de evidencia de lo que se dijo.
- Datos de cuentas conectadas. Cuando un agente conecta su propio correo y calendario, recibimos los tokens y la información de la cuenta necesarios para enviar y agendar por cuenta del agente.
- Datos técnicos. La dirección IP, información básica del navegador y del dispositivo, la preferencia de idioma y los registros de uso que mantienen la plataforma segura y funcionando.
3. Por qué lo recopilamos y cómo lo usa la plataforma
Usamos esta información para operar el copiloto en favor del agente. En la práctica eso significa que la plataforma realiza la llamada a través de nuestro proveedor de telefonía, la graba, la transcribe en vivo, asiste al agente con sugerencias de IA durante la conversación, captura las respuestas del cliente a partir de lo que se dice para que el agente pueda llenar una solicitud de seguro, cotiza con aseguradoras reales y comparte un enlace seguro para que el cliente pueda ver su cotización en su propio teléfono durante la llamada. También usamos la información de cuenta y de facturación para operar la suscripción, responder a solicitudes de soporte y proteger la plataforma contra el abuso. Usamos la información únicamente en la medida necesaria para estos fines.
4. Las llamadas se graban y se transcriben
Toda llamada realizada a través de la plataforma se graba, y el audio se transcribe en tiempo real para que el copiloto pueda asistir al agente y para que la conversación quede conservada como un registro de evidencia. El agente con licencia es responsable de informar al cliente que la llamada se graba y de obtener el consentimiento del cliente según lo exija la ley del estado correspondiente. La grabación y la transcripción se almacenan para que el agente tenga un registro exacto de lo que se dijo y se acordó.
5. Mensajes de texto
La plataforma enviará un mensaje de texto a un cliente únicamente cuando ese cliente haya dado su consentimiento verbal en una llamada grabada, por ejemplo para recibir un enlace para ver su cotización. No enviamos mensajes de texto de marketing a los clientes. Un cliente puede responder para dejar de recibir mensajes en cualquier momento, y el agente también puede detenerlos.
6. Envío de correo por cuenta del agente
Los agentes conectan su propia cuenta de correo para que la plataforma pueda enviar mensajes que provienen de la propia dirección del agente, como un seguimiento a un cliente. La plataforma envía por cuenta del agente usando esa conexión. El agente controla la conexión y puede desconectarla en cualquier momento.
7. Publicidad por cuenta del agente
Cuando un agente elige la función de publicidad, conecta sus propias cuentas publicitarias de Meta y de TikTok. La plataforma usa la API de Marketing de Meta y la API de Marketing de TikTok para crear, previsualizar y administrar campañas publicitarias en la cuenta del propio agente, según las instrucciones del agente. Para esto manejamos la información de la cuenta publicitaria del agente, los datos de campaña y de creatividades que arma, los datos de presupuesto y de rendimiento de esas campañas, y la información de contacto de los clientes potenciales que generan los anuncios. El gasto publicitario del agente siempre se carga a su propia cuenta y método de pago, nunca a PBG Copilot. La plataforma no afirma mantener en cumplimiento normativo la publicidad de un agente, ni al agente mismo. Esta información se almacena, se conserva y se elimina bajo los mismos términos descritos en el resto de esta política.
8. Proveedores de servicio que procesan datos por nosotros
Compartimos información únicamente con los proveedores de servicio que hacen funcionar la plataforma, cada uno bajo contrato y solo para el fin descrito. No vendemos la información de los clientes a nadie. Nuestros proveedores son:
- Anthropic. Provee la IA que asiste al agente durante la llamada y lee las respuestas del cliente a partir de la conversación para ayudar a llenar la solicitud. Estados Unidos.
- Telnyx. Realiza y transporta las llamadas y envía los mensajes de texto consentidos. Estados Unidos.
- Deepgram. Transcribe el audio de la llamada a texto en tiempo real. Estados Unidos.
- Cloudflare. Aloja la plataforma y almacena sus datos. Región de Estados Unidos.
- Resend. Entrega el correo transaccional, como los mensajes de cuenta y del sistema. Estados Unidos.
- Stripe. Procesa los pagos de la suscripción. Stripe maneja los datos de tarjeta directamente, y nosotros no almacenamos números de tarjeta. Estados Unidos.
- Unipile. Conecta el propio correo y calendario del agente para que la plataforma pueda enviar y agendar por cuenta del agente. Unipile está alojado en Francia, lo que significa que los datos de conexión de esa función se procesan fuera de los Estados Unidos.
- Meta. El agente conecta su propia cuenta publicitaria de Meta para que la plataforma pueda crear, previsualizar y administrar campañas en esa cuenta a través de la API de Marketing de Meta, según las instrucciones del agente. Estados Unidos.
- TikTok. El agente conecta su propia cuenta publicitaria de TikTok para que la plataforma pueda crear, previsualizar y administrar campañas en esa cuenta a través de la API de Marketing de TikTok, según las instrucciones del agente. Estados Unidos.
9. Dónde se almacena su información
Los datos de la solicitud del cliente, las grabaciones, las transcripciones y los datos de cuenta se almacenan en infraestructura ubicada en los Estados Unidos. La única excepción es la conexión de correo y calendario descrita arriba, que maneja Unipile en Francia, por lo que la información necesaria para esa función se procesa fuera de los Estados Unidos. El acceso está limitado a las personas y los sistemas que lo necesitan para operar la plataforma.
10. Cómo la protegemos
Su información viaja cifrada y se guarda cifrada. El acceso está limitado a las personas que lo necesitan para operar la plataforma y para responderle, y mantenemos las salvaguardas técnicas y organizativas que debe mantener un servicio que maneja este tipo de información.
11. Información de seguros y obligaciones de privacidad estatales
PBG Copilot atiende a agentes de seguros con licencia en los Estados Unidos, y la información de clientes que la plataforma maneja es del tipo que protegen las reglas estatales de privacidad de seguros. El agente con licencia sigue siendo responsable de los avisos de privacidad y de los consentimientos que sus propias licencias y la ley estatal le exigen dar a sus clientes. La plataforma ayuda al agente a capturar y conservar esa información con exactitud, y nosotros la manejamos en apoyo de las obligaciones del agente, no en lugar de ellas.
12. Cuánto tiempo la conservamos
Los datos de cuenta se conservan mientras el agente tenga una cuenta activa y durante un período razonable posterior para cumplir nuestras obligaciones legales y de negocio. Las grabaciones y las transcripciones de llamadas se conservan como registro de evidencia durante el período que el agente y la ley aplicable requieran, ya que su propósito es preservar un registro exacto de la llamada. Eliminamos o devolvemos la información cuando ya no es necesaria para estos fines o cuando una solicitud de eliminación válida lo requiere.
13. No vendemos su información
No vendemos ni rentamos información personal a nadie. La información del cliente pertenece al cliente y se maneja para el agente que atiende a ese cliente. La compartimos únicamente con los proveedores de servicio enumerados arriba y con las autoridades cuando la ley lo exige.
14. Sus opciones y cómo solicitar la eliminación
Usted puede pedir una copia de su información, pedir que la corrijamos o pedir que la eliminemos. Si usted es cliente y desea que su información se cambie o se elimine, el camino más rápido es contactar al agente con quien habló, ya que es el agente quien mantiene la relación. También puede escribirnos directamente a [email protected] y actuaremos sobre las solicitudes verificadas y responderemos al correo que usted proporcione. Un agente puede solicitar la exportación o la eliminación de los datos de su cuenta de la misma manera.
15. Cookies y almacenamiento local
No usamos cookies publicitarias en este sitio. Usamos el almacenamiento local de su navegador para su preferencia de idioma y las cookies necesarias para mantener su sesión iniciada en la plataforma. Puede borrarlas en cualquier momento desde la configuración de su navegador.
16. Cambios a esta política
Cuando esta política cambie, actualizamos el número de versión y la fecha de vigencia en la parte superior de esta página.
17. Cómo contactarnos
PBG Consulting, por PBG Copilot. Escríbanos a [email protected].